Wakyma Analytics tiene tus datos. Le faltaba alguien que se sentara a leerlos.
Todos los meses hay una hora, o dos, que sabes que no vas a tener: la de mirar tus números con calma y sacar algo en claro. No porque no importe — porque siempre hay algo más urgente.
Este taller son tres conversaciones con una IA, cada una a partir de un archivo que ya exportas desde tu propio panel. Nada de datos de clientes, nada de inventarse cifras: solo lo que ya tienes, mirado con tiempo que hoy no tienes.
Los tres pasos se hacen en la misma conversación, y cada uno usa lo que salió del anterior.
Antes de empezar: por qué cada prompt empieza pidiendo una comprobación
Vas a ver que los tres prompts arrancan igual: le piden a la IA que cuente cómo ha entendido el archivo, y que haga una comprobación aritmética antes de sacar ninguna conclusión.
No es paranoia. El Excel de tus KPI mezcla dos formatos de número — 1.45 con punto decimal y 1.234,56€ con formato español — y si la IA lee mal una sola cifra, toda la conclusión que construya encima está mal. La comprobación lo pilla antes de que pase.
Paso 1 · Radiografía de tu año
En Wakyma Vets:
- Entra en Informes → Wakyma Analytics, abajo del todo en el menú. Si tienes seleccionado «Todas» en el selector de centros, elige un centro concreto: con «Todas» el enlace no aparece.
- En Filtros → Filtros de Tiempo → Año, marca solo 2025.
- Abre la pestaña Indicadores. La primera carga puede tardar varios minutos.
- En «Evolución de KPIs», pulsa el tercer botón (el de la lista) y después Excel.
- Renombra el archivo como «KPIs 2025» y repite todo el proceso con 2024.
Pégale esto a tu IA, con los dos archivos adjuntos:
Te adjunto la evolución mensual de los indicadores de mi clínica veterinaria: un archivo por año, con el año en el nombre del archivo. Los importes son sin IVA.
Trabaja solo con estos datos. No inventes cifras ni rellenes huecos con datos del sector, y no hagas previsiones: quiero entender lo que ya ha pasado.
Antes de analizar nada:
1. Dime en pocas líneas cómo has entendido cada archivo: qué año es y qué filas y columnas tiene.
2. Comprueba que, en cada mes, Facturación total ≈ Clientes activos × Ventas por cliente × Ticket medio (puede haber una diferencia pequeña por redondeo). Si en algún mes no cuadra, es que has leído mal algún número: dime cuál.
Espera a que te lo confirme.
Cuando te lo confirme, usa solo esas cuatro filas y entrégame:
- Mis meses flojos: los tres con menos facturación de cada año, separando los que se repiten todos los años de los que solo pasan uno.
- Por qué es flojo cada uno: si vinieron menos clientes, compraron menos veces o gastaron menos por venta, con las cifras de los tres indicadores.
- Una tabla con una fila por mes: la facturación de cada año y el indicador que más explica la diferencia.
- Aparte, bajo «Esto no lo sé y deberías comprobarlo»: lo que estos datos no permiten afirmar (vacaciones, cierres, cambios de precio…).
Si un mes está incompleto o no tiene datos, no lo compares: indícalo. En cada hallazgo, cita el dato en el que te basas (mes, año e indicador).Qué sale: tus meses flojos, cuáles se repiten cada año y si lo que falla es el número de clientes, la frecuencia con la que vuelven, o el ticket — con la cifra de cada cosa.
Paso 2 · Qué se vende cada mes
En Wakyma Vets: los mismos pasos que el Paso 1, pero en la pestaña Conceptos (tabla «Evolución de Ventas por Conceptos»), un archivo por año. Si tienes muchos conceptos y el catálogo está bien categorizado, mejor empieza por la pestaña Categorías.
Opcional, para añadir margen: Informes → Ventas → Artículos → Ver Informe completo → «Año anterior». Esa tabla trae unidades reales, coste y margen.
Pégale esto a tu IA (en la misma conversación del Paso 1):
Sigo con el análisis. Ten en cuenta los meses flojos que has encontrado en el paso anterior. Ahora te adjunto lo que ingresó cada concepto (productos y servicios) mes a mes: un archivo por año, con el año en el nombre. Son ingresos sin IVA, no unidades.
Trabaja solo con estos datos y no inventes cifras. No estimes cuánto voy a vender ni el efecto de ninguna acción.
Antes de analizar nada, dime cómo has entendido los archivos y comprueba que en cada fila la columna Total es la suma de los doce meses. Si no cuadra, has leído mal algún número: dímelo. Espera a que te lo confirme.
Cuando te lo confirme, entrégame:
1. Lo que se repite: conceptos que suben o bajan en los mismos meses todos los años. Deja fuera los que apenas se venden y dime qué umbral has usado.
2. Qué cae en mis meses flojos: qué conceptos explican la mayor parte de la caída y cuáles aguantan.
3. Un calendario de doce filas: qué preparar antes de cada subida y qué reforzar en cada mes flojo, cada idea con el dato en que se apoya. Si una idea no sale de mis datos sino de conocimiento general, márcala como «idea general».
4. Aparte, bajo «Esto no lo sé y deberías comprobarlo»: lo que los datos no permiten afirmar (por ejemplo, si una subida de ingresos es por precio y no por vender más).
Nunca propongas promociones ni descuentos sobre medicamentos que requieren receta veterinaria; si no sabes si un producto la requiere, déjalo fuera y dilo. Si también te adjunto un listado con el coste y el margen de cada artículo, no propongas descuentos en los de margen bajo, y si el coste está vacío o a cero, trátalo como margen desconocido.Qué sale: un calendario de 12 meses con qué preparar y qué reforzar, y cada idea con su dato detrás — nunca una idea suelta.
Paso 3 · Escribir a los que no vuelven
En Wakyma Vets: Informes → Clientes → «Últimos 12 meses» → en «Clientes perdidos», pulsa «desertores». Son quienes compraron algo en los doce meses anteriores y nada en los últimos doce.
La lista se queda contigo. A la IA solo le dices cuántos son — ni un nombre más.
Pégale esto a tu IA:
Última parte. Tengo [número] clientes que vinieron a mi clínica veterinaria hace entre uno y dos años y no han vuelto en los últimos doce meses. Quiero escribirles antes de mi próximo mes flojo, aprovechando lo que más se mueve en esa época según lo que has encontrado.
No te voy a pasar datos de los clientes: escribe con huecos entre corchetes, como [nombre] o [mascota], que rellenaré yo.
Empieza haciéndome como mucho tres preguntas sobre mi clínica y sobre el tono con el que hablo con mis clientes, y espera a que te conteste. Después, entrégame:
1. Un mensaje de WhatsApp o SMS de menos de 300 caracteres.
2. Un email con asunto.
3. Un guion de llamada de un minuto, para los clientes que prefiera llamar en persona.
Tono de cuidado, no de venta: sin urgencias inventadas, sin «última oportunidad» y sin prometer resultados de salud. No menciones medicamentos que requieren receta. Lo que dependa de un dato que no tienes, déjalo como hueco; no lo inventes. Al final, bajo «Esto no lo sé y deberías comprobarlo», lista lo que hayas tenido que suponer.Qué sale: un WhatsApp, un email y un guion de llamada, listos para personalizar — sin que la IA haya visto un solo dato de un cliente real.
Tus datos no salen de Wakyma Vets
En ningún paso hace falta pasarle a la IA nombres, teléfonos ni emails. Los pasos 1 y 2 usan totales de tu clínica, no fichas de personas. Y en el paso 3, la IA solo sabe cuántos clientes son — el resto lo rellenas tú.
Son datos de tu negocio: si tu IA lo permite, desactiva que use tus conversaciones para entrenarse.
Y después
No hace falta ejecutarlo todo en una tarde. El calendario del Paso 2 tiene doce filas — una por mes — para ir consultándolo cuando llegue el suyo. Y el Paso 3 puedes repetirlo cada vez que quieras reactivar a un grupo distinto de clientes.
Lo que sí vale la pena hacer ya: la comprobación del Paso 1. Diez minutos, y sabrás si tu año tiene un patrón que hoy no ves.
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